NOTICE D'UTILISATION data room

PERSONNALISER VOS DATA ROOM

Ajoutez logo, mot d’accueil, photo… (1). Donnez des droits à un collègue, en l’invitant comme administrateur dans votre première data room, vous le validerez ensuite ou pas dans les autres (4).

RECHERCHER DES CIBLES

 

  • Le Forfait Cabinet permettra d’ouvrir gratuitement une Data room allégée (DRA, sans traçabilité ni protections renforcées) dès l’arrivée d’un mandat.

  • Avez-vous d’autres attentes sur cette phase ?

 

Créez une nouvelle opération avec une première data room de consultation en mode cloisonné (2). Choisissez si vous vous appuyez sur des administrateurs (4). Si vous avez beaucoup de documents « pitchant » l’opération, reprenez la présentation d’une précédente opération (2) ou définissez des dossiers de classement des documents (3). Ajoutez le/les documents (7).

Invitez des cibles (6) à partager le pitch (7) ; échangez confidentiellement avec elles (8) ; recueillez des engagements de confidentialité (17).

 

CHARGER LES FICHIERS QUI SERONT A CONSULTER

  • Le Forfait Cabinet permettra d’ouvrir des DRA gratuites pour archiver et mémoriser des arborescences type. 

  • Les alertes à chaque chargement de document étaient inutiles et vont être supprimées. L’invité en charge d’alimenter la data room pourra en revanche vous envoyer un message avec alerte séparément.

  • Suggestion d’abonnés ? Une fonction « Gestion des Tâches » pour partager le calendrier de l’opération, ou l’avancement du chargement des fichiers. 

  • Suggestion d’abonnés ? Une indexation automatique des documents au chargement.

  • Avez-vous d’autres attentes sur cette phase ?

Pour préparer l’audit, créez une data room de collecte liée à l’opération que vous ouvrirez à ceux qui chargent avec vous (en collecte cloisonnée s’il est gênant qu’un invité voit ce qu’ajoutent les autres) (9) (si vous n’avez pas déjà créé une data room de ciblage, créez une nouvelle opération pour cette data room de collecte (2bis)). Reprenez la présentation d’une précédente opération (9) ou définissez des dossiers de classement des documents (3). Choisissez si vous vous appuyez sur des administrateurs (4). Invitez ceux qui vont charger la data room (6). Echangez messages et consignes avec un (8) ou tous ceux qui chargent (7), notamment le niveau de confidentialité de chaque document. Corrigez leur chargement, sur un document (11) ou sur plusieurs documents (12).

OUVRIR LA CONSULTATION A UNE OU DES CIBLES

  • Le Forfait cabinet permettra de basculer en DRA gratuite quand une opération est suspendue durablement.

  • Suggestion d’abonnés ? La fonction « Gestion des Tâches » permettrait également le suivi de l’avancement des Questions-Réponses. 

  • Suggestion d’abonnés ? Un recueil de signature électronique.

  • Suggestion d’abonnés ? Une recherche sur le Bloc Messages.

  • Avez-vous d’autres attentes sur cette phase ?

Dupliquez la data room de collecte en une data room liée d’audit. Si plusieurs cibles concurrentes doivent consulter en parallèle les mêmes documents, choisissez « multi-candidats ». Si des équipes doivent travailler en parallèle sur des documents différents (plusieurs cibles à différentes étapes, ou des équipes spécialisées d’une seule cible),  créez plusieurs data room liées (13) en éliminant les fichiers inutiles de chaque data room (15). Choisissez si vous vous appuyez sur des administrateurs notamment pour répondre directement aux questions (4).

 

Invitez les cibles (6) ; vous pouvez ajouter un invité dans plusieurs data room liées (14). Suivez l’avancement de la data room, qui consulte quoi, historique des invitations… (16). Consultez les questions (17) et répondez à un invité (8) ou à une équipe (7).

 

CLOTURER L’OPERATION

  • Le Forfait cabinet permettra d’archiver gratuitement vos opérations en DRA.

  • Suggestion d’abonnés ? MyCercle conserve une copie inviolable du fichier zippé de fin d’opération pendant la période de garantie de passif.

  • Avez-vous d’autres attentes sur cette phase ?

Transmettez les éléments nécessaires à l’acquéreur : récupérez (en format xls) trois listes (la liste des pièces, la liste horodatée des consultations, la liste des invités ayant eu accès à la data room) (16), retraitez-les si nécessaire et envoyez à l’acquéreur ce qu’il souhaite (18). Récupérez tout le contenu de la data room pour l’archiver (18) et effacez définitivement l’opération (19).

 

FONCTIONNALITES GENERALES

  • Avez-vous des besoins en matière d’aide aux utilisateurs ?

  • Connectez-vous à votre/vos data rooms ou à celles où vous êtes invité (20)

  • Recherchez une data room que vous avez créée ou dans laquelle vous avez été invité (21)

  • Contrôlez votre abonnement (22)

  • Modifier le nom et les caractéristiques d’une data room (23)

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