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Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?

 

Les data rooms virtuelles sont des sites web donnant accès à des espaces sécurisés hébergeant des données confidentielles. L’accès des participants est contrôlé à l’aide d’une connexion sécurisée fournie par l’autorité pilotant la data room, connexion qui peut être désactivée à tout moment par cette autorité en cas de perte de ses droits d’accès par un des participants. Des restrictions peuvent être imposées à la capacité des participants de communiquer à des tiers les données confidentielles par transmission, copie ou impression, notamment par filigrane dynamique marquant chaque document au nom du participant consultant et par blocage de l’impression et du téléchargement de tout ou partie des fichiers. Une trace détaillée des consultations doit pouvoir être conservée à des fins d’audit, indiquant qui a consulté, quand, quel document.

 

Les data rooms virtuelles sont utilisées à diverses fins, notamment le stockage de données, l'échange de documents, le partage de fichiers, les transactions, etc. Les principaux usages sont :

  • Les opérations de fusions et d’acquisitions, les levées de fonds.

  • Les procédures de redressement ou de liquidation judiciaire, les restructurations d'entreprises.

  • Les coentreprises supposant le partage de données technologiques sensibles et le tracé de qui apporte quoi.

  • Les passations de marchés.

  • Les opérations immobilières.

 

Dans une opération de cession, la data room virtuelle joue le même rôle qu’une data room traditionnelle : sous le contrôle du vendeur ou de son conseil, sécurisée et surveillée en permanence, elle permet aux soumissionnaires et à leurs conseillers d’inspecter et faire rapport sur les données mises à leur disposition. Contrairement à une data room traditionnelle, elle permet à plusieurs soumissionnaires d’accéder en parallèle et sans se voir aux mêmes dossiers. Il est également beaucoup plus facile de communiquer de nouveaux documents ou de nouvelles versions de documents tout au long du processus. La data room virtuelle évite enfin aux équipes concernées d’avoir à se déplacer.