détails notice d'utilisation data room 

 

1- Cliquez PERSONNALISER pour : choisir l’émetteur des messages de l’abonnement, activer ou désactiver les alertes sur votre messagerie, ajouter votre logo, définir l’accueil sur chaque écran invité (un texte et une photo). Sauvegardez.

 

2- Cliquez + 1 DATA ROOM. Indiquez le nom de l’opération, dupliquez éventuellement depuis une autre data room cible les titres des dossiers de la nouvelle data room. Choisissez les droits des invités : Consulter et poser des questions invisibles des autres invités (présentation multi-candidats).

 

2bis - Cliquez + 1 DATA ROOM. Indiquez le nom de l’opération, dupliquez éventuellement depuis une autre data room les titres des dossiers de la nouvelle data room. Choisissez les droits des invités de cette data room : Consulter et ajouter des documents visibles des autres invités (Collecte mutualisée) ou Consulter et ajouter des documents invisibles des autres invités (Collecte cloisonnée) s’il est gênant qu’un invité voit ce qu’ajoutent les autres. Modifier éventuellement le texte du bloc du filigrane.

 

3- Cliquez DOSSIERS DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS puis AJOUTER UN DOSSIER pour créer un ou plusieurs dossiers de premier niveau. Validez. Les dossiers apparaissent sur l’écran de gestion de la data room avec un bouton CRÉER UN SOUS-DOSSIER à cliquer pour créer des sous-dossiers à ce dossier (puis des sous-sous dossiers, etc…). Vous pouvez modifier l’ordre de classement des dossiers en cliquant DOSSIERS DE CLASSEMENT DES DOCUMENTS : glissez/déposez le dossier concerné.

 

4 -Cliquez ADMINISTRATEURS puis AJOUTER UN ADMINISTRATEUR pour créer un administrateur de la data room. L’administrateur de la data room a accès à tous les boutons de pilotage de la data room. Indiquez ses nom/prénom/email, facultativement l’organisation. Saisissez son message d’invitation et enregistrez-le comme mail type pour vos prochaines invitations d'administrateur dans votre abonnement. Invitez.

Pilotez les accès administrateurs avec les pictos : cliquer sur le picto rouge le fait passer vert et donne à l’administrateur accès à la data room concernée (l’inverse supprime l’accès existant), mais seulement après SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS. Cliquez sur le crayon pour modifier le nom, prénom, organisation ou email d’un administrateur sur toutes les data rooms qu’il administre. Cliquez sur la corbeille pour supprimer un administrateur sur toutes les data rooms de l’abonnement.

 

6 - Cliquez INVITES puis AJOUTER UN/DES INVITE(S) pour ouvrir un accès à la data room. Indiquez son email et facultativement son prénom, nom et organisation. Cliquez AJOUTER UN AUTRE DESTINATAIRE pour ajouter plusieurs invités. Choisissez si votre invité aura des écrans en français ou en anglais. Saisissez son message d’invitation et enregistrez-le comme mail type de cette data room pour vos prochaines invitations d'invités dans cette data room. Invitez.

 

7 - Cliquez AJOUTER UN MESSAGE/DES DOCUMENTS. Remplissez (facultativement) un titre et/ou un message d’alerte. Ajouter le document (ou jusqu’à 100 documents, en maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée, ou la touche CMD sur Mac) avec éventuellement le blocage du téléchargement et/ou un filigrane confidentiel dynamique (Evitez de rajouter un filigrane à certains documents qui ne pourront pas le prendre, parce qu’ils sont déjà cryptés, Kbis par exemple ; ou trop complexes, gros documents Excel par exemple). . Choisissez le dossier de classement des documents. Renvoyez uniquement aux administrateurs ou validez et rendez visible de tous (vous avez aussi la possibilité de sauvegarder comme brouillon). Choisissez le type d’alerte mail : aucune, le titre et le contenu du message, le message et les documents en pièce jointe au mail (le bouton d’accès à la data room est toujours au bas du mail d’alerte de votre invité).

 

8 - Cliquez AJOUTER UN MESSAGE CONFIDENTIEL. Sélectionnez le destinataire du message confidentiel, ajoutez facultativement un titre, le contenu du message et éventuellement des documents. Validez (ou sauvegardez comme brouillon). Choisissez le type d’alerte mail : aucune, le titre et le contenu du message, le message et les documents en pièce jointe au mail (le bouton d’accès à la data room est toujours au bas du mail d’alerte de votre invité) .

 

9 - Créez une data room liée en cliquant + 1 DATA ROOM LIEE. Indiquez le nom de la data room, dupliquez éventuellement depuis une autre data room les titres des dossiers de la nouvelle data room. Choisissez les droits des invités de cette data room : Consulter et ajouter des documents visibles des autres invités (Collecte mutualisée) ou Consulter et ajouter des documents invisibles des autres invités (Collecte cloisonnée) s’il est gênant qu’un invité voit ce qu’ajoutent les autres. Modifier éventuellement le texte du bloc du filigrane.

Une data room liée est une nouvelle data room rattachée à la même opération. Elle partage le nom de l’opération. Les data rooms liées partagent un même bandeau supérieur avec leurs noms spécifiques pour passer facilement de l’une à l’autre (possibilité de modifier l’ordre par glisser).

 

11 - Un document est accessible en dépliant son dossier de classement ou en saisissant des lettres de son titre dans RECHERCHER UN DOCUMENT. Son ajout est signé et horodaté. Pour visualiser un document, cliquez sur  le picto Oeil  et pour le télécharger sur le picto réléchargement. Pour modifier un document, cliquez sur son nom ou une caractéristique et modifiez : son titre, sa visibilité, son niveau de protection (cadenas vert, jaune pour filigrane ou rouge pour filigrane et téléchargement bloqué), son dossier de classement.

 

12 - Sélectionnez les documents concernés, cliquez sur le picto Roue  puis,

  • Cliquez SUPPRIMER puis Suppression confirmée pour supprimer les documents.

  • Cliquez MODIFIER pour modifier les titres, la visibilité, le niveau de protection, le dossier de classement de plusieurs documents.

  • Cliquez TELECHARGER pour télécharger plusieurs documents.

 

13 - Créez une data room liée en cliquant + 1 DATA ROOM LIEE. Indiquez le nom de la data room, dupliquez les titres et le contenu des dossiers de la data room de collecte et choisissez Nom des auteurs des documents cachés. Choisissez les droits des invités de cette data room : Consulter et poser des questions invisibles des autres invités (présentation multi-candidats) ou Consulter et poser des questions visibles des autres invités (Equipe d'audit unique). Modifier éventuellement le texte du bloc du filigrane.

14 - Cliquez INVITES. Pilotez les accès invités avec les pictos : cliquer sur le picto rouge  le fait passer vert et donne à l’invité accès à la data room concernée (l’inverse supprime l’accès existant), mais seulement après SAUVEGARDER LES MODIFICATIONS. Vous envoyez un message d’invitation (cliquez AJOUTER AVEC MESSAGE) ou vous invitez sans nouveau message d’invitation (cliquez AJOUTER SANS MESSAGE). Un picto vert vous indique si votre invité s’est connecté ou non à la data room. Cliquez sur le crayon pour modifier son nom, prénom ou organisation et sur la corbeille pour supprimer un invité sur toutes les data rooms.

 
 

15 - Sélectionnez les dossiers ou sous-dossiers inutiles et cliquez sur leur corbeille (si c’est seulement certains documents, sélectionnez-les en cochant leur carré en bout de ligne, cliquez sur le picto Roue puis cliquez SUPPRIMER).

 

16 - Cliquez TRACABILITE. Trois fichiers sous format xls sont ajoutés dans le dossier "Document(s) non classé(s)" avec le statut Administrateurs (invisibles des invités) : Contenus ce jour (avec la liste des documents visibles), consultations jusqu'à ce jour (avec la liste horodatée des consultations des invités), accès à ce jour (avec la liste des invités ayant eu accès à la data room avec les dates d’arrivée et le cas échéant de départ de chacun).

 

17 - Les messages échangés sont classés par ordre chronologique et chaque ajout est signé et horodaté. Pour visualiser les messages,  cliquez sur la flèche verte puis sur la flèche verte du message concerné pour visualiser le détail du message et accéder aux documents joints.

 

18 - Cliquez RECUPERER TOUTE LA DATA ROOM pour envoyer l’ensemble des messages et des documents de la data room en fichier zippé protégé par mot de passe. Vous transmettrez le mot de passe choisi à l’acquéreur par un autre canal sûr.

 

19 - Cliquez SUPPRIMER LA DATA ROOM pour supprimer définitivement toute la data room. La suppression est garantie et il n’y a aucune possibilité de récupérer son contenu.

 

20 - Connectez-vous à la data room depuis mycercle.fr ou depuis votre site (si vous avez mis en place le lien sur votre site). Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez MOT DE PASSE OUBLIE. Votre mot de passe est le même pour les data rooms que vous avez créées et celles dans lesquelles vous avez été invité.

 

21 - La liste des opérations avec leurs data rooms apparaît sur l’écran d’accueil : celles que vous avez créées et celles dans lesquelles vous avez été invité (PARTAGES QU’ON M’A OUVERTS). La liste des opérations que vous avez créées est affichée par ordre chronologique. Pour chaque opération, cliquez sur le crayon pour modifier son nom, sur la corbeille pour supprimer l’opération avec sa ou ses data rooms. Cliquez sur le bouton de chaque data room pour accéder à son écran de gestion. 

 

22 - Cliquez MON ABONNEMENT pour :

  • Modifier les informations de l’abonnement (email, prénom et nom de l’abonné, email de facturation et adresse), modifier le mode de paiement ou changer de CB, changer votre mot de passe, consulter les conditions générales, résilier votre abonnement.

  • Suivre votre consommation avec un récapitulatif de l’utilisation de l’abonnement. Cliquez sur RECUPERER TOUS LES UTILISATEURS pour avoir la liste des utilisateurs de l’abonnement (invité(s) et administrateur(s)) avec leur(s) data room(s)).

  • Visualiser la date de prochaine facturation et le barème applicable.

 

23 - Dans l’écran de gestion de la data room, cliquez sur MODIFIER pour modifier le nom de l’opération ou de la data room, les droits des invités, le texte du filigrane.

MyCercle

88 Avenue du Général de Gaulle 92130 - Issy les Moulineaux - France 

Contactez-nous
Informations légales
Politique de confidentialité 
© Copyright MyCercle 2013 - 2021

NOUS SUIVRE 

  • LinkedIn Social Icône
  • Twitter Icône sociale
  • Vimeo sociale Icône
  • YouTube